Styrelsemöten och arbetsformer
Styrelsen ska hålla minst fyra ordinarie möten under kalenderåret.
Styrelsearbete
Under 2009 hölls 11 möten, inklusive telefonmöten. Samtliga ledamöter närvarade vid varje möte, förutom Isa Bazhaev, Arsen Idrisov och Claes Levin som inte deltog vid ett möte vardera. Vid vart och ett av dessa möten behandlades följande ämnen:
- Granskning och godkännande av protokoll från föregående möte
- Bolagsledningens rapport, inklusive finansiell rapport och en uppdatering om verksamheten
- Affärsutveckling och investeringsförslag
- Finansiering
- Affärsrelaterade beslut
- Rapport från ersättnings- och revisionskommittén
- Övriga frågor av väsentlig betydelse för bolaget
Styrelsens arbete under 2009 var främst inriktat på det fortsatta integreringsarbetet efter samgåendet med OJSC ”Alliance” Oil Company under 2008 och därmed relaterade organisationsförändringar. Som ett led i denna process utvärderades bolagets rutiner för intern kontroll, rapportering och informationsgivning. Rapporterings- och kommunikationspolicies reviderades och fastställdes. Efter en granskning av det operativa resultatet, finansiell strategi och framtida investeringar under det fjärde kvartalet 2008, och för att anpassa verksamheten till det snabbt förändrade affärsklimatet, beslöt styrelsen i början på 2009 att skjuta upp betydande investeringar i moderniseringen av Khabarovskraffinaderiet och utvecklingsprojekt inom råoljeutvinning. Finansieringsaktiviteter inkluderade en en aktieemission i juni 2009 och en konvertibelemission i juli 2009, samt utvärdering av koncernens låneavtal och därmed associerad riskexponering. Skuldportföljen omstrukturerades i syfte att minska nettoskulden och förlänga lånens löptid. När affärsklimatet förbättrades, och råvaru- och finansmarknaderna stabiliserades senare under året, tog styrelsen beslut om ett tillväxtorienterat investeringsprogram. I december 2009 antog styrelsen en strategisk treårsplan som syftar till att dubblera råoljeproduktionen samt slutföra moderniseringen av raffinaderiet. Långsiktiga lån för moderniseringen av raffinaderiet och investeringsprogrammet inom upstream godkändes.
Årsstämman 2009 beslutade i enlighet med styrelsens förslag att ändra bolagsnamnet från West Siberian Resources Ltd till Alliance Oil Company Ltd, samt att genomföra en sammanläggning av aktier, en s k omvänd split.
Styrelsen har utsett en sekreterare och en assisterande sekreterare som inte är styrelseledamöter.
Årligen, direkt efter årsstämman, sammankallas styrelsen för att besluta om styrelsens regler och arbetsformer samt att besluta om uppdelningen av arbetsuppgifter. Ledamöterna i ersättnings- och revisionskommittéerna utses.